Sicherheit & DSGVO
Rundumschutz für Ihre Daten
Sicherheit
Efalia ECM schützt Ihre Dokumente umfassend. Unter anderem durch die klare Definition von Benutzerrechten. Efalia ECM zieht alle notwendigen Informationen aus dem Active Directory einer Windows-Domäne. Ebenso kann die eigene, integrierte Benutzerkontensteuerung verwendet werden und die Administration somit einfach delegiert werden.
Der Zugriff auf die in Efalia ECM verwalteten Dokumente wird durch bewährte und standardisierte Verschlüsselungstechniken gesichert. Dazu gehört eine Verschlüsselung nach TLS-Standard sowie digitale Signaturen und Zertifikate. Weiterhin arbeiten das Windows-Betriebssystem und Efalia ECM „Hand in Hand“: Windows sorgt für die Authentifizierung; Efalia ECM entscheidet, auf welche Dokumente der Nutzer zugreifen darf.
Zugriffsrechte
Zugriffsrechte werden bei Efalia ECM schrittweise festgelegt: Das allgemeine Zugriffsecht wird festgelegt. Darüber hinaus können weitere individuelle Rechte vergeben werden.
Zusätzlich können Indexfelder so gefiltert werden, dass abhängig von deren Inhalt nur auf die entsprechenden Dokumente zugegriffen werden kann. Die Steuerung der Zugriffsrechte hört aber bei den Dokumenten nicht auf.
Innerhalb des Efalia ECM GeschäftsProzessManagements können Rechte für einzelne Prozesse definiert werden und auch Scanprofile und Formulare sind selbstverständlich in das umfangreiche Rechtemanagement eingebunden.
Benutzerzugriffe
Alle Zugriffe auf Indexdaten und Dokumente werden vom Efalia ECM-Server gesteuert. Kein Nutzer hat Zugriff auf die Daten, sodass Dokumente und Daten nicht außerhalb des Efalia ECM verändert oder gelöscht werden können. Ein weiterer Vorteil dieses mehrschichtigen Aufbaus ist, dass das System stabil läuft und selten gewartet werden muss.
Alle Aktivitäten innerhalb des Efalia ECM können aufgezeichnet und über eine Historie nachverfolgt werden.
Replikation
Ein weiterer Performancefaktor ist die Möglichkeit der Replikation, zum Beispiel durch das Verteilen auf Zweigstellen: Jeder Efalia ECM Server kann optional mit anderen Efalia ECM Servern Dokumente, gesichert per http(s)/TLS, austauschen. Das Efalia ECM SiteReplication-Modul minimiert so Zugriffszeiten durch zusätzliche Verfügbarkeit auf weiteren Server, zum Beispiel in Zweigstellen.
Der zentrale Efalia-Server kann über Nacht eine große Menge an Daten an Zweigstellen verteilen und somit leistungsschwächere Datenleitungen entlasten.
Ebenso können über Nacht Dokumente von Zweigstellen zur Zentrale übertragen werden und dort schnell und effizient weiterbearbeitet werden.
Sollte das Augenmerk auf einer direkten Verfügbarkeit von Dokumenten in oder aus Zweigstellen liegen, hilft auch hier die Replikation weiter – durch die Steuerung über Efalia Zeitplaner.
VORTEILE AUF EINEN BLICK:
- Individuelle Rechtevergabe
- Zusammenspiel mit Microsoft Active Directory
- Sichere Datei- und Dokumentenablage
- TLS-Verschlüsselung
- Digitale Signaturen
Datenschutz (DSGVO)
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein europäisches Regelwerk, das den Datenschutz und die Datenverwaltung regelt. Es gilt nicht nur für europäische Unternehmen und Behörden, sondern auch für Organisationen, die in Europa tätig sind oder Geschäfte mit europäischen Kunden betreiben. Die DSGVO betont die Bedeutung der aktiven Zustimmung der Kunden und gewährt ihnen neue Rechte, um die Übertragung ihrer personenbezogenen Informationen zu kontrollieren. Die Verordnung legt strenge Sanktionen fest, die bei Nichteinhaltung drohen.
Die EAGLE Documents GmbH unterstützt Sie bei der Erfüllung der DSGVO-Anforderungen im Zusammenhang mit Ihrer Efalia ECM-Lösung, indem sie Folgendes bietet:
- Datenschutzkonforme ECM-Lösung: Die bereitgestellte ECM-Lösung entspricht den DSGVO-Anforderungen und bietet Funktionen wie Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und Protokollierung.
- Anpassung an die DSGVO: Das Unternehmen hilft Ihnen bei der Anpassung Ihrer ECM-Lösung an die DSGVO, einschließlich der Anwendung von Datenschutzrichtlinien, Festlegung von Zugriffsrechten und Umsetzung von Datenminimierung und Löschung.
- Dokumentenmanagement und Aufbewahrungsfristen: Die Efalia ECM Lösung unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Informationen, einschließlich Klassifizierung, Indexierung, Aufbewahrungsfristen und automatisierten Löschregeln.
- Schulungen: Es werden Schulungen für Ihre Mitarbeiter angeboten, um das Bewusstsein für Datenschutzvorschriften und den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu fördern.
Mit der Unterstützung der EAGLE Documents GmbH stellen Sie sicher, dass Ihre ECM-Lösung den Datenschutzanforderungen der DSGVO entspricht und Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sicher verwaltet werden.