Beitrag in Der Mittelstand – „Die Zukunft im Betrieb: Buchhaltung 4.0“

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Beitrag in Der Mittelstand – „Die Zukunft im Betrieb: Buchhaltung 4.0“

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Ganz egal, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist oder wieviel Umsatz es macht: Zwei Faktoren betreffen alle deutschen Firmen. Zum einen führt für kein Unternehmen ein Weg vorbei an der Digitalisierung – andernfalls steht die Zukunftsfähigkeit in Frage. Zum anderen müssen alle Firmen hierzulande den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – abgekürzt GoBD – genügen.

Die Schnittmenge dieser beiden Themen bedeutet, dass die zum Archivieren der steuerrelevanten digitalen Buchhaltungsdokumente (zum Beispiel Rechnungen) verwendete Software die Ansprüche der gesetzlich verankerten GoBD erfüllen muss. Ist eine solche Lösung im Einsatz, ergeben sich für das Unternehmen verschiedenste Vorteile. Zum einen entfällt der heute oftmals übliche Medienbruch: Ausgehende Rechnungen und dazu gehörende E-Mails liegen digital vor, eingehende Lieferscheine oder Rechnungen nur auf Papier. Per Dokumentenscanner wandern die Papierbelege ins digitale Archiv und sind dort nicht nur blitzschnell auffindbar – ein unbestrittener Vorteil im Fall einer Buchprüfung –, sondern auch rechtskonform archiviert. Selbst wer schon mit digitalen Dokumenten arbeitet, erlebt durch eine Software fürs Dokumentenmanagement einen Komfortgewinn, da das Suchen nach Unterlagen sich auf einen Ort konzentriert und nicht länger E- Mail-Postfach, ERP-System und Buchhaltungssoftware durchforstet werden müssen.

Davon abgesehen macht eine ausgereifte Software, die keineswegs großen finanziellen Aufwand vom Anwender erfordern muss, das GoBD-konforme Archivieren von Dokumenten überhaupt erst möglich. Denn eine der Vorgaben ist, dass spätere Änderungen an Dokumenten protokolliert werden müssen beziehungsweise gar nicht erst möglich sind. Ein simpler Fileserver erlaubt die detaillierte Versionsverwaltung nicht im geforderten Umfang. Und schon gar nicht über die notwendige Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinweg. Dazu kommt, dass auch ein Berechtigungskonzept – wer darf wann auf was zugreifen – dank Dokumentenmanagement-Lösung leicht umsetzbar ist.

Woran erkennt man nun eine GoBD-konforme Software? Mit Sicherheit nicht an selbst erdachten Zertifikaten oder Logos, mit denen hier und da geworben wird. Denn aus technischen Gründen kann es keine solche Zertifizierung geben. Seriöse Hersteller geben stattdessen gegenüber Kunden eine Herstellererklärung ab hinsichtlich der Konformität ihrer Lösung. Darüber hinaus unterstützen diese Hersteller den Anwender beim Erstellen der notwendigen Verfahrensdokumentation, die vom Buchprüfer verlangt wird und die ausnahmslos von jeder steuerpflichtigen Organisation nachzuweisen ist.

Und noch eine gute Nachricht für Unternehmen, die fortan auf digitale Dokumente setzen: Ist das digitale Archiv konform zu GoBD, können Papierbelege in den Reißwolf wandern – und Platz geschaffen werden in den Regalen.

 

[info_boxes type=“infobox“]Für unter 100 Euro pro Monat: GoBD-konform erfassen und archivieren:
Für Mitglieder des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft hat die Eagle Documents GmbH ein attraktives Paket geschnürt: Ab 99 Euro monatlich bekommen BVMW-Mitglieder ein Gespann aus GoBD-konformer Software fürs Dokumentenmanagement und dem Dokumentenscanner Panasonic KV-S1027C. Die verwendete Software namens FileDirector express (Windows) erfasst die Informationen aller Papierbelege und packt sie zusammen mit den digitalen Dokumenten in ein gemeinsames, leicht durchsuchbares Archiv.[/info_boxes]

Mehr Informationen zu FileDirector Express erhalten Sie hier: Link (FileDirector Express)
Kontaktmöglichkeiten zu EAGLE Documents GmbH erhalten Sie hier: Link (Kontakt zu EAGLE)

Den Originalbeitrag des Beitrags in „Der Mittelstand“, Ausgabe 2016/3 können Sie hier nachlesen.

2016-10-13T13:44:19+00:00 15.06.2016|Kategorie: Neuigkeiten|